Consultabilità a scopi storici degli archivi correnti

La questione è sorta nel corso di un colloquio in sala studio, parlando con uno studioso della possibilità accedere di documentazione  che non è stata versata in Archivio di Stato.

Se la documentazione non è ancora stata versata all'Archivio di Stato competente, la responsabilità della medesima fa capo all'Ufficio Statale.
A tale proposito infatti il  D.Lgs. 42/2014 - Codice dei Beni Culturali dispone all'articolo 124 in merito alla Consultabilita' a scopi storici degli archivi correnti 

1. Salvo quanto disposto dalla vigente normativa in materia di accesso agli atti della pubblica amministrazione, lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali disciplinano la consultazione a scopi storici dei propri archivi correnti e di deposito (nota ).  

2. La consultazione ai fini del comma 1 degli archivi correnti e di deposito degli altri enti ed istituti pubblici, e' regolata dagli enti ed istituti medesimi, sulla base di indirizzi generali stabiliti dal Ministero. 

Sintetizzando : sappiamo che è distinto l'accesso agli atti amministrativi, da quello espressamente previsto per finalità storiche, quindi un conto è se chiedo a un Ufficio l'accesso agli atti relativi a un concorso, finalizzato ad esempio a vedere se la mia prova è stata corretta con pertinenza, altra cosa se sto lavorando a una ricerca per una tesi di laurea.

Se ci troviamo innanzi alla necessità di consultare determinate serie  documentarie , possiamo allora indirizzare una richiesta di consultazione all'Ufficio produttore, illustrando  con poche , ma efficaci righe,  l'oggetto della nostra ricerca.

Come dice il proverbio: chiedere è lecito! 

Io trovo opportuno formulare una richiesta scritta, perchè se si tenta la strada del colloquio, recandosi di persona presso l'Ufficio di nostro interesse, sarà altamente improbabile incontrare chi ha  realmente la competenza per aiutarci. Magari ci imbattiamo in qualcuno che dirà che il loro archivio corrente non può essere consultato perché è in disordine o perché "c'è la privacy!".

Se avanziamo la nostra richiesta per iscritto, citando espressamente l'art. 124 del D.Lgs. 42/ 2004, l'Ufficio avrà ben 30 giorni di tempo per fornirci una risposta ponderata!

Se la nostra richiesta avrà esito positivo,  verrano con tutta probabilità indicati tempi e modi in cui poter effettuare le nostre ricerche, ma soprattutto ci verrà indicato un referente che se siamo fortunati  ci aiuterà nel reperimento di quanto ci interessa.

Ma se pur in presenza di una lettera che dettaglia un serio progetto di ricerca, la nostra richiesta non andasse a buon fine?
L'Ufficio potrebbe ignorare del tutto la nostra richiesta oppure comunicarci che non è possibile accedere alla documentazione di nostro interesse, adducendo una giustificazione più o meno ragionevole, ma a questo punto sta a noi valutare come comportarci.
Personalmente ritengo che sia opportuno   in queste circostanze contattare  la Direzione generale per gli archivi  Ufficio del Mibact che promuove e coordina le attività relative alla conservazione, tutela e valorizzazione del patrimonio archivistico nazionale  ed esporre le nostre ragioni e le difficoltà in cui siamo incorsi. 
Ci verrà fornito un utile supporto  informativo per interagire con l' Ufficio che ad esempio non ci risponde o lo fa in  modo evasivo, o comunque saremmo istradati sulle modalità di accesso alla documentazione che ci interessa.

Nota
Archivio corrente, archivio di deposito, archivio storico